أنا معجب كبير بالبريد الإلكتروني. في الواقع ، إذا كنت تتعامل معي ، فلن يكون الجزء الأكبر من اتصالاتنا عبر الهاتف ، ولكن عبر البريد الإلكتروني. البريد الإلكتروني سريع. البريد الإلكتروني مناسب. يستغرق البريد الإلكتروني وقتًا أقل من المحادثات الهاتفية الطويلة. الأهم من ذلك ، يمنحني البريد الإلكتروني سجلاً إلكترونيًا لاتصالاتي مع العملاء والموظفين والشركاء والبائعين ؛ مما يسهل علي تحديث ذاكرتي التي تتقدم في العمر بسرعة عن طريق الرجوع بسهولة إلى محادثتنا الإلكترونية ...
الكلمات الدالة:
الأعمال الصغيرة ، أهم 10 قواعد لتيم في آداب البريد الإلكتروني
نص المقالة:
أنا معجب كبير بالبريد الإلكتروني. في الواقع ، إذا كنت تتعامل معي ، فلن يكون الجزء الأكبر من اتصالاتنا عبر الهاتف ، ولكن عبر البريد الإلكتروني. البريد الإلكتروني سريع. البريد الإلكتروني مناسب. يستغرق البريد الإلكتروني وقتًا أقل من المحادثات الهاتفية الطويلة. الأهم من ذلك ، يمنحني البريد الإلكتروني سجلاً إلكترونيًا لاتصالاتي مع العملاء والموظفين والشركاء والبائعين ؛ مما يسهل علي تحديث ذاكرتي التي تتقدم في العمر بسرعة عن طريق الرجوع بسهولة إلى محادثاتنا الإلكترونية.
بصفتي شخصًا يتلقى ويرسل بضع مئات من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا ، يجب أن أخبرك أنني مندهش باستمرار من سوء الكتابة وغير الاحترافية لمعظم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالأعمال. أتلقى رسائل بريد إلكتروني كل يوم من زملائي رواد الأعمال لا تحتوي حتى على جمل كاملة. غالبًا ما تكون مليئة بالأخطاء الإملائية والنحوية أو مكتوبة بأحرف كبيرة ، وأحيانًا تكون أمية تقريبًا.
قرأ بريد إلكتروني تلقيته مؤخرًا من شخص يحاول بيعي قطعة باهظة الثمن من المعدات ، "توم - ما رأيك - جاهز للشراء؟" أولاً ، الاسم هو "تيم" وثانيًا ، ما أعتقده هو: سآخذ عملي إلى مكان آخر. شكرا لك ، من خلال القيادة.
لماذا يجب أن تقلق بشأن كيفية مراجعة مستلمي رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك؟ لأنه في مجال الأعمال ، يتم الحكم عليك باستمرار من قبل عملائك وموظفيك ومستثمريك وشركائك وأقرانك. إذا كانت رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك تعطي انطباعًا بأنك لا تفكر كثيرًا في تكوين الرسالة أو أنك مشغول جدًا بحيث لا يمكن إزعاجك أو أنك أحمق تمامًا ولا يمكنك حتى استخدام المدقق الإملائي ، فماذا تفعل أعتقد أن هذا يقول للشخص على الطرف الآخر؟
أصبح البريد الإلكتروني سريعًا وسيلة اختيار المراسلات التجارية للأسباب التي تناولتها أعلاه ، وإذا لم تأخذ الوقت الكافي لتعلم كيفية استخدام البريد الإلكتروني بشكل فعال بطريقة احترافية ، فسوف يعود ليطاردك.
هناك قواعد يجب اتباعها عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل. يقدم موقع Email Replies 32 نصيحة حول آداب التعامل مع البريد الإلكتروني. استبعد من تلك القائمة وأضف بعضًا منها ، إليك أفضل 10 قواعد خاصة بتيم لقواعد آداب البريد الإلكتروني التي يجب على كل رائد أعمال ومدير تنفيذي وموظف اتباعها.
اجعلها قصيرة وحلوة
البريد الإلكتروني ليس رسالة من المخيم ، لذلك لا تقطع أكثر من اللازم. ضع في اعتبارك أن قراءة رسالة بريد إلكتروني على شاشة الكمبيوتر أصعب من قراءة الاتصالات المطبوعة ، لذا اجعلها مختصرة ودقيقة.
استخدم الهجاء والنحو الصحيح وعلامات الترقيم
هذا ليس مهمًا فقط لأن التهجئة والقواعد النحوية وعلامات الترقيم غير الصحيحة تعطي انطباعًا سيئًا عنك وعن شركتك ، بل من المهم أيضًا التأكد من عدم إساءة فهم رسالتك. يصعب قراءة رسائل البريد الإلكتروني التي تحتوي على علامات ترقيم غير صحيحة (الفاصلة والنقطة بين الحين والآخر) ويمكن أن تغير أحيانًا معنى الرسالة. وإذا كان برنامج البريد الإلكتروني الخاص بك يحتوي على مدقق إملائي ، فافعل ذلك للجميع واستخدمه.
قم بتضمين كتلة التوقيع في كل بريد إلكتروني
كتلة التوقيع في البريد الإلكتروني هي نفس كتلة التوقيع التي ستستخدمها لإنهاء الحرف. يجب عليك تضمين اسمك والمسمى الوظيفي واسم الشركة والعنوان ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني وعنوان موقع الويب.
الرد بسرعة
هذا هو الحيوان الأليف الأول الذي يضايقني: الأشخاص الذين يستغرقون وقتًا طويلاً للرد على البريد الإلكتروني. تعتبر الاستجابة السريعة مهمة بشكل خاص إذا كان البريد الإلكتروني من عميل أو يحتوي على معلومات حساسة للوقت. يرسل العملاء بريدًا إلكترونيًا لأنهم يرغبون في تلقي استجابة سريعة. إذا لم يرغبوا في الحصول على استجابة سريعة ، فسيتم إرسال خطاب أو فاكس أو التحدث إلى بريدك الصوتي. يجب الرد على كل بريد إلكتروني في غضون 24 ساعة على الأقل ، ويفضل أن يكون ذلك في نفس يوم العمل. إذا تعذر الرد على البريد الإلكتروني بالكامل على الفور ، فيجب على الأقل إرسال رد يفيد بأنك تلقيت بريدهم الإلكتروني وأنك ستعود إليهم في أسرع وقت ممكن.
اقرأ كل بريد إلكتروني قبل إرساله
لا توجد طريقة أفضل لإحراج نفسك من خلال إرسال بريد إلكتروني على عجل. لا يكلف الكثير من الناس عناء قراءة رسالة بريد إلكتروني قبل إرسالها ، كما يتضح من العديد من الأخطاء الإملائية والنحوية التي تحتوي عليها معظم رسائل البريد الإلكتروني. بصرف النظر عن هذا ، ستساعدك قراءة بريدك الإلكتروني من خلال عيون المستلم على إرسال رسالة أكثر فاعلية وتجنب سوء الفهم والتعليقات غير الملائمة.
لا تناقش المعلومات السرية
إرسال بريد إلكتروني يشبه إرسال بطاقة بريدية. بمجرد أن يترك الحساب الخاص بك