لقد كنت مديرًا تنفيذيًا ومستشارًا على حد سواء ، لذلك رأيت من كلا المنظورين ما يسير بشكل صحيح وما يحدث عندما يأتي مستشار إلى شركة. بشكل عام ، يخبر الرئيس التنفيذي أو المدير الذي يعين المستشار المستشار بما يريده أو تريده. غالبًا ما يشعر المدير بالإحباط بسبب شيء يحدث في الشركة ويتوقع أن يتمتع المستشار بالخبرة "لإصلاحه فقط". بينما يحتاج المدير إلى تحديد التوقعات ، بالطبع ، نادرًا ما يتمكن المستشار من التعبير عما يعرف أنه سيجعل المشاركة الاستشارية أكثر نجاحًا لكليهما.
إليك ما يود مستشارك أن يخبرك به حول نجاحه في العمل نيابة عنك:
1. الرجاء القيام بواجبك قبل أن أدخل
يقوم عدد كبير جدًا من المالكين والمديرين بتعيين مستشار ثم توقف عن التفكير. يقدمون قائمة بالمشاكل العامة ويتوقعون من الخبير أن يستحضر نتائج مثيرة. ينتهي هذا النهج دائمًا بالإحباط والعديد والعديد من الساعات المدفوعة.
بدلاً من ذلك ، عليك أن تأخذ زمام المبادرة وتستمر في المشاركة. ناقش احتياجاتك ومشاكلك ومعاييرك بعبارات صريحة من البداية. ضع ميزانية أو جدول زمني مقدمًا لكل مشروع يعالجه المستشار. احفظ شكوكك (أو موظفيك) من أجل عملية المقابلة ؛ بمجرد اختيار مستشار ، امنحه / لها فائدة كل ما تعرفه والوصول إلى جميع المعلومات المهمة.
تتمثل إحدى أكبر التكاليف في الاستعانة بخبرة خارجية في رفع مستوى سرعة المستشار في عمليات شركتك. إذا كان بإمكانك إعداد التقارير والأرقام داخليًا ، يمكنك مساعدة المستشار في الابتعاد عن جمع البيانات ووظائف إعداد التقارير الأساسية الأخرى ؛ اجعل المستشار يركز على التحليل. يمكنك جدولة الأرقام بنفسك ؛ لقد استعانت بالخبير لمساعدتك على المضي قدمًا من هناك. عندما تقوم بتعيين مستشارين ، ضع في اعتبارك أن أهم مهاراتهم يجب أن تكون التحليل النقدي وحل المشكلات.
هناك نقطة أخرى يجب مراعاتها وهي أن العديد من الاستشاريين لديهم نصف عمر حاد فيما يتعلق بالحماس لمشروع ما. إنهم مستشارون لأنهم يحبون التنوع. بعبارة أخرى ، تأتي أفضل أفكارهم وأعظم إبداعاتهم في وقت مبكر من علاقاتهم مع العملاء. يتيح لك الاستعداد من البداية الاستفادة الكاملة من فترات الاهتمام القصيرة.
2. واسمحوا لي أن أبقى مركزًا على ما جئت من أجله وحافظ على عوامل التشتيت والطلبات الجديدة إلى الحد الأدنى إذا كنت تريد مني البقاء في حدود ميزانيتك الأصلية (أو توسيع الميزانية).
يتم الترحيب بخبرة المستشار في بيئات معينة بحيث يتضاعف عدد المشاريع بما يتجاوز الهدف الأصلي لمدير التوظيف ، ولكن غالبًا بمعرفته. قد يكون المشروع الأصلي مجرد غيض من فيض من المشاكل داخل الشركة ، وبعضها يتم حله بشكل أفضل عن طريق استشاري ولكن يتم تعيين العديد منها بشكل أفضل داخل الشركة بعد العمل مع الاستشاري لوضع خطة.
مثل أي مقاول أو بائع خارجي ، تعتبر الخدمات الاستشارية سلعة - ويريد المستشارون بيع أكبر قدر ممكن من هذه السلعة لأطول فترة ممكنة. هذا هو ميولهم المفهومة كرجال أعمال. ومع ذلك ، فمن المفهوم أن تقوم بصفتك مالكًا أو مديرًا بتقليل المبلغ الذي تدفعه لهم.
قد يكون المستشار محقًا في قوله إنه لا توجد حلول سريعة للمشكلات الخطيرة ، ولكن لا تدع ذلك يؤدي إلى ارتباطات مفتوحة. يتفق معظم الاستشاريين على أن إعادة الهيكلة تتضمن مرحلتين: مرحلة التصميم ، حيث يتم تشكيل طرق جديدة لإنجاز العمل ، ومرحلة التنفيذ ، حيث يتم وضع الطرق الجديدة لإنجاز العمل بالفعل. اطلب من الاستشاري جدولة هذه المراحل. يساعد ذلك في وضع استراتيجية خروج للاستشاري ، وهي أداة مهمة للتحكم في التكاليف. بالإضافة إلى ذلك ، سيرى الخبير الاستشاري المشروع على أنه مشاركة محدودة ، وليس مفتوحًا.
3. يرجى تحديد أوقات منتظمة للاجتماع حتى أتمكن من الوصول إلى الشخص الذي وظفني للحصول على توضيحات ولا تضيع وقتك (ولا تضيع وقتي).
حدد أوقاتًا منتظمة للاجتماع (أسبوعيًا أو شهريًا) عندما يقوم الاستشاري بمراجعة الاستنتاجات والإجابة على الأسئلة والتحدي لك بشأن أفضل السبل لإدارة عملك.
تأكد من أن هذه اجتماعات عمل. تجنب الاجتماعات التي تتحول إلى تحديثات إدارية. من خلال الاجتماع مع المستشار بانتظام ، يمكنك تقسيم - والتحكم بشكل أفضل - في مقدار الوقت الذي تقضيه معه أو معها. كما أنه يفرض على المستشار أن يكون مقتضبًا ولا يستغل الكثير من وقتك. في هذا السياق ، يمكنك توقع المزيد من المستشار أكثر من الموظف. يجب أن يركز اهتمام المستشار بشكل مباشر على المشكلات التي تدفع له أو لها للنظر فيها ، وليس على التفاصيل التشغيلية.
تذكر أنك تدفع مبالغ أكبر من الدولارات مقابل هذه المساعدة ، لذلك لا تريد من المستشار أن يحاسبك على الوقت الذي تقضيه في إجازتك.